Kassenprüfung

Status:  umfassend

Inhalt

Die Kassenprüfung ist die Selbstkontrolle des Vereins durch Sachverständige/kompetente Vereinsmitglieder. Sie beurteilt, ob die Gelder des Vereins satzungskonform ausgegeben worden sind.

Ziele

Was gehört zu einer Kassenprüfung? Wie genau muss geprüft werden?

Aufwand

  • Finanzieller Aufwand: ---
  • Sachleistungen/Personen: ---
  • Zeitlicher Aufwand: Mehrere Stunden

Beschreibung

Die Kassenprüfung prüft die Vereinskasse und deren Führung. Es wird geguckt, ob der Verein seine Gelder satzungskonform ausgegeben hat. Legt die Satzung nichts Näheres fest, bestimmt die Mitgliederversammlung Gegenstand und Umfang der Prüfung (umfassende Revision oder nur Prüfung der Belege und deren Übereinstimmung mit dem Kassenbestand). Wenn anfängliche Stichproben einen guten Eindruck machen, kann der Prüfer/die Prüferin den Umfang der weiteren Prüfung im eigenen Ermessen bestimmen.

Themenfelder der Prüfung:

  • Beginnen Sie eine Kassenprüfung damit, ob die Salden der Aktiv- und der Passivseite übereinstimmen.
  • Überprüfung der Bargeldgeschäfte und der Belege (keine Buchung ohne Beleg!)
  • Überprüfung der Konten. Für gemeinnützige Vereine gilt: Wurden die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)?
  • Prüfung des ordnungsgemäßen Jahresabschlusses (stimmt der Rechenschaftsbericht mit dem Jahresabschluss überein?)
  • Sind die Finanzen des Vereins realistisch dargestellt oder "geschönt" worden? Prüfen der Übereinstimmung der Ausgaben mit den Satzungsbestimmungen
  • Liegen Duplikate der Zuwendungsbescheinigungen ("Spendenbescheinigung") vor?
  • Wenn es zweckgebundene Spenden gab (z.B. größere Spende für ein neues Musikinstrument), wurden diese dann auch wirklich dafür verwendet?

Aufgaben des Vorstands
Der Kassenprüferin/dem Kassenprüfer müssen natürlich Befugnisse eingeräumt werden, um ihre/seine Arbeit machen zu können: Einsicht in sämtliche Bücher, Einsicht in alle Belege, Auskunft des Vorstands bei Fragen. Die Kommunikation zwischen Kassenprüfung und Schatzmeister/Schatzmeisterin ist sehr wichtig, da Sachverhalte im Vorfeld geklärt und nicht auf der Mitgliederversammlung diskutiert werden müssen.
Der Kassenprüfung sollten vorgelegt werden:
der letzte Freistellungsbescheid des Finanzamtes (wegen der Gemeinnützigkeit) und der Kassenbericht des Vorjahres, eine Spender-Liste, eventuelle Arbeitsverträge, der aktuelle Auszug aus dem Vereinsregister.


Der Prüfbericht muss enthalten:

  • In welchem Umfang wurde geprüft?
  • Mängel in den Buchungen und Belegen müssen mitgeteilt werden.
  • Beanstandungen, die zu einem Vermögensschaden führen können, müssen den Mitgliedern mitgeteilt werden.

Der Prüfungsbericht sollte sprachlich so abgefasst sein, dass auch Laien den Inhalt verstehen. Letztendlich liefert der Prüfungsbericht die Grundlage für die Entlastung des Vorstands.

Ziel der Kassenprüfung
Die Kassenprüfung ist eine vereinsinterne Maßnahme. Sie informiert die Mitgliederversammlung darüber, wie der Vorstand gehandelt hat und wie es um den Verein steht. Die Kassenprüfung ist Vorbedingung der Entlastung, d.h. durch sie gibt die Mitgliederversammlung ihr Votum für die bisherige Geschäftsführung ab. Die Kassenprüfung hat keine juristische Bedeutung (Ausnahmen: Unterschlagung, Betrug etc.).

Was tun bei entdeckter Steuerhinterziehung?
Vorstand informieren, zur Selbstanzeige auffordern, ggf. Entlastung (evtl. punktuell) verweigern, Hauptversammlung informieren, Amt niederlegen.

Stolpersteine

Haben die Vorstandsmitgliederihre Arbeit „nicht ordentlich“ gemacht, d.h. den ihnen erteilten Auftrag zur Geschäftsführung des Vereins nicht, nicht ordentlich oder schlecht erfüllt, dann könnte der Verein gegenüber den Vorstandsmitgliedern gem. § 280 BGB oder den deliktsrechtlichen Bestimmungen des BGB ( §§ 823 ff. BGB ) Schadenersatz verlangen, wenn die Vorstandsmitglieder schuldhaft (vorsätzlich oder grob fahrlässig) ihre Pflichten nicht erfüllt haben.

Steuer- und sozialversicherungsrechtlich: Auch nach Entlastung durch die Hauptversammlung oder auch Ausscheiden eines Vorstandes, Kassiers usw. kann ein Vorstandsmitglied aus den o. g. Gründen weiterhin persönlich haften. In erster Linie aus denen sich das Vorstandsmitglied „grobes Verschulden“ und/oder Leichtfertigkeit vorwerfen lassen muss. Diese Tatbestände werden meist durch steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Außenprüfungen aufgedeckt. Die Verjährungsfrist z. B. für hinterzogene Steuern beträgt 10 Jahre.

Die von der Entlastung Betroffenen (Vorstand) haben bei der Abstimmung über die Entlastung kein Stimmrecht! (Sie können schließlich nicht ihre eigene Tätigkeit als „gut gemacht“ bewerten.)

Der Kassenprüfer/die Kassenprüferin muss absolutes Stillschweigen über die Interna wahren! Er ist nur auskunftspflichtig gegenüber dem Vorstand und der Mitgliederversammlung. Selbst anderen Mitgliedern außerhalb der Versammlung darf die Kassenprüfung keine Auskünfte geben.

 

Hinweise und Tipps

  • §§ 21-89 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
  • § 280 BGB
  • §§ 823 ff. BGB
  • VereinsBrief 7/2006; www.iww.de/vereine
  • Aufgaben und Prüfungsfelder gewählter Kassenprüfer bei Vereinen – Zivilrechtliche, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte - ; Claus Blesch; Rottenburg/N
  • Handbuch für den Vereinsvorsitzenden; Ausgabe 3, Juni/Juli 2002
  • Die Kassenprüfung im Verein. Ein Leitfaden für ehrenamtliche Prüfer; Joachim Lehmann; Februar 2007

Rechtliches

Im Vereinsrecht des Bürgerlichen Gesetzbuches (§§ 21-89 BGB) gibt es keine Bestimmung zur Kassenprüfung.

Ressourcen

- kein Inhalt -

 

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