Aufbewahrungsfristen

Status:   kurz und knapp

Ziele

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Inhalt

In diesem Artikel wird die Frage nach Aufbewahrungsfristen für Dokumente behandelt.

Aufwand

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Beschreibung

Die Aufbewahrungsfristen können je nach Art der Dokumente unterschiedlich lang sein. Sie hängen auch davon ab, ob Handelsrecht oder Steuerrecht maßgeblich sind.

Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst (Faxe, Automaten-Quittungen).

Was muss aufbewahrt werden?
Grundsätzlich sind aus steuerlichen Gründen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Berechnung der Steuergrundlage von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Buchungsbelege und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.

Freistellungsbescheide
Freistellungsbescheide verlieren ihre Gültigkeit als Nachweis der Gemeinnützigkeit fünf Jahre nach dem Ausstellungsdatum.

Ist der Freistellungsbescheid beispielsweise von 2010, gilt er bis 2015. Allerdings müssen die Antragsteller 2013 (meist bis zum 31. Mai) eine neue Steuererklärung für die Jahre 2010 bis 2012 beim Finanzamt für Körperschaften einreichen.

Stolpersteine

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Hinweise und Tipps

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Rechtliches

  • Quelle: Merkblatt Aufbewahrungsfristen von Rhenus Logistics
  • Quelle: Merkblatt Aufbewahrungsfristen, IHK Mittleres Ruhrgebiet, Stand Januar 2011
  • Das Umsatzsteuergesetz regelt speziell die Aufbewahrung von Rechnungen (§ 14 b UStG)

Ressourcen

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Downloads

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