Status:  umfassend

Inhalt

Die generell einmal im Jahr stattfindende Mitgliederversammlung ist das oberste Organ eines Vereins.

Bei dieser Versammlung wird den Mitgliedern über die Tätigkeiten und die Finanzen des Vereins berichtet, eventuell wird der Vorstand gewählt, eventuelle Satzungsänderungen werden beschlossen und Ziele für das nächste Jahr festgelegt.

Ziele

Dieser Artikel beschreibt verschiedene Aspekte einer Mitgliederversammlung und soll unterstützen, eine Mitgliederversammlung zu organisieren.

Aufwand

  1. Finanzieller Aufwand: Gering
  2. Zeitlicher Aufwand:
    Zwei Einladungstreffen
    Einladungsschreiben
    Eine Abendveranstaltung (ca. 1-2 Stunden)
  3. Benötigte Ressourcen:
    Briefe, Briefmarken (Einladungen, Unterlagen, etc.)
    Beamer, Leinwand
    Audioanlage / Mikrofon für größere Säle
    Getränke, ggf. Verpflegung für ein Come-Together nach der Versammlung
     Abstimmungskarten

Beschreibung

  1. Einladung
    Zur ordentlichen Mitgliederversammlung lädt der Vorstand ein.

    Es bestehen keine gesetzlichen Vorschriften über Form und Frist. Die Einladungen sollten jedoch ca. zwei Wochen vor der Versammlung verschickt werden. Der Tagungsort und die Zeit sollten für die Mitglieder akzeptabel sein.

    Wenn die Satzung es nicht anderes vorsieht, reichen Einladungen per Mail und Aushänge in der Schule/Kita.

    Eine außerordentliche Mitgliederversammlung kann einberufen werden, wenn es 10 % der Mitglieder verlangen / wenn über eine größere Summe entschieden werden muss (steht evtl. in der Satzung) oder andere außergewöhnliche, nicht aufschiebbare Entscheidungen anliegen.

    Ein wichtiger Teil der Einladung ist die Tagesordnung: Hier müssen die Punkte, über die abgestimmt werden sollen, aufgeführt sein; ansonsten sind die gefassten Beschlüsse nicht gültig.

    Bei Satzungsänderungen müssen die zu ändernden Paragraphen und die vorgeschlagenen Neufassungen in der Einladung mitgeschickt werden, sonst sind die Änderungen nicht rechtsgültig (§ 32 BGB). Die Mitglieder müssen im Vorfeld der MV die Möglichkeit zur Meinungsbildung haben bzw. sich ggf. zur Rechtslage Informationen einholen können.
     
  2. Ablauf der Mitgliederversammlung
    Gäste können eingeladen / zugelassen werden, sind aber nicht stimmberechtigt.

    Am Eingang sollten Listen mit den Namen der Mitglieder ausliegen, in die sich die Anwesenden mit ihrer Unterschrift eintragen. Hier können sie auch gleich – wenn nötig – eine Stimmkarte erhalten. Die Anzahl der anwesenden und stimmberechtigten Personen muss zu 100 % mit der Anzahl der ausgegebenen Stimmkarten bzw. gezählten Stimmen übereinstimmen!

    Die Mitgliederversammlung wird von einer Person geleitet (ist durch Satzung vorgeschrieben bzw. wird vor Ort gewählt). Oft ist dies der/die Vorsitzende.

    Falls die Funktion der Schriftführung nicht satzungstechnisch geregelt ist oder der Schriftführer nicht anwesend ist, muss ein Protokollant mit Beginn der Tagesordnung von der Versammlung gewählt werden.

    Abstimmungen können während einer Sitzung generell oder abwechselnd geheim oder offen mit Stimmkarte durchgeführt werden. Üblicherweise wird die Abstimmung per Handzeichen durch Zeigen der Stimmkarte durchgeführt. Dies garantiert, dass nur stimmberechtigte Personen gezählt werden können.

    Themen für eine Tagesordnung:
    - Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und der Beschlussfähigkeit, Annahme der vorliegenden Tagesordnung
    - Rechenschafts- oder Tätigkeitsbericht des/der Vorsitzenden
    - Bericht des Schatzmeisters / der Schatzmeisterin
    - Bericht der Kassenprüfung mit Aussprache über die bisherigen Punkte
    - Entlastung des Vorstands
    - Neuwahlen des Vorstands (Hier muss ein Wahlleiter / eine Wahlleiterin genannt werden. Ein kurzes Wahlprotokoll (geheime oder offene Wahl, zu wählendes Amt, Name, Ergebnis der Wahl) kann bereits vorbereitet sein.
    - Eventuelle Satzungsänderungen
    - Sonstige Abstimmungen und Themen
    - Ausblick des Vorstands auf das kommende Jahr
    - Verschiedenes / Diskussion

    TIPP: Halten Sie die Agenda möglichst kurz und lassen Sie dafür ggf. etwas Raum zum persönlichen Gespräch mit den Mitgliedern nach der Versammlung.
     
  3. Protokoll
    Das Protokoll schreibt normalerweise der Schriftführer/die Schriftführerin des Vereins. Ist dies bei der Mitgliederversammlung nicht möglich, muss vorher – spätestens aber zu Beginn der Sitzung – geklärt werden, wer das Protokoll schreibt.

    Erforderlich ist die Nennung von Datum, Ort und Zeitraum der Versammlung und der Name des Protokollführers. Die Anwesenden können in einer anhängenden Liste genannt werden. Gäste / Nicht-Stimmberechtigte müssen ebenfalls genannt werden. Ansonsten reicht es, wenn Beschlüsse, Ergebnisse, Wahldaten etc. genannt werden. Da das Protokoll im Streitfall auch eine Beweis-Funktion hat, sollte die Formulierung präzise sein.

    Das fertige Protokoll muss am Ende vom Protokollführenden und der Versammlungsleitung unterschrieben werden.

    Ein separater Teil des Protokolls ist das Wahlprotokoll. Hier müssen das Amt, der Name des/der Gewählten und die Stimmverhältnisse genannt werden.

    Wenn es die Satzung nicht anders vorschreibt, müssen nicht alle Mitglieder das Protokoll erhalten. Es kann stattdessen auf der nächsten Mitgliederversammlung verlesen werden oder zur Einsicht ausliegen.
     
  4. Tätigkeitsbericht
    Der Tätigkeitsbericht stellt zusammen mit dem Kassenbericht den Rechenschaftsbericht dar. Der Tätigkeitsbericht gibt darüber Auskunft, was der Verein im vergangenen Jahr gemacht hat: Wofür wurde Geld ausgegeben, welche Projekte wurden durchgeführt, was wurde verworfen?

    Der Tätigkeitsbericht muss nicht bis ins kleinste Detail führen, sondern einen Überblick schaffen. Die Ausgaben sollten mit der Satzung in Einklang stehen.

    Der Tätigkeitsbericht ist stets Teil der alle drei Jahre einzureichenden Unterlagen beim Finanzamt, um die Bestätigung der Gemeinnützigkeit zu erhalten (Freistellungsbescheid).
     
  5. Bericht des Schatzmeisters
    Hier werden Einnahmen und Ausgaben des Vereins im letzten Jahr dargelegt (meistens in Excel-Tabellen) und der Mitgliederversammlung erläutert.

    Es werden der Übertrag aus dem Vorjahr genannt, die Höhe der Einnahmen, die Höhe der Ausgaben und der sich daraus ergebende Kassenstand (meist zum 31.12. des Vorjahres).

    Die Einnahmen und Ausgaben werden aufgeschlüsselt in die vier Bereiche:
    - Ideeller Bereich (Mitgliedsbeiträge, Spenden),
    - Vermögensverwaltung (Zinsen, Mieteinnahmen),
    - Zweckbetriebe (Eintrittsgelder)
    - Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe (Cafeteria).

    Die Ausgaben werden in Gruppen zusammengefasst, damit nicht jeder Briefumschlag einzeln genannt werden muss. Welche das sind, kann mit dem Vorstand abgestimmt werden.
     
  6. Kassenprüfung
    Die Kassenprüfung (1-2 Personen) wird von der Mitgliederversammlung für die nächsten 1-2 Jahre gewählt.

    Es sollten keine „befangenen“ Personen sein (Verwandte, gerade ausgeschiedene Mitglieder aus dem Vorstand etc.).

    Der Kassenprüfer/die Kassenprüferin überprüft im Vorfeld der Mitgliederversammlung, ob die Gelder vom Verein korrekt zugeordnet und verbucht worden sind und ob alles vollständig erfasst ist. Die Kassenprüfung empfiehlt dann letztendlich die Entlastung des Vorstands.

    Bei Differenzen gibt es folgende Möglichkeiten:
    - Entlastung wird auf die nächste Mitgliederversammlung verschoben;
    - Teilentlastung für bestimmte Geschäftsbereiche;
    - Entlastung nur für bestimmte Vorstandsmitglieder.

    Der Bericht sollte sich in der Praxis nicht in Details verlieren und somit die Vereinsmitglieder nicht überstrapazieren. Es können Positionen zusammengefasst werden.

    Was beinhaltet die Kassenprüfung?
    - Die Kassenprüfung umfasst immer die Finanzbuchhaltung (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftliche Geschäftsbetriebe) und bei Bedarf auch die Lohnbuchhaltung (sind sogenannte Mini-Jobs/nebenamtliche Übungsleiter/feste Bedienstete richtig abgerechnet worden).
    - Wurden alle Vorgänge zeitlich richtig zugeordnet?
    - Liegen für alle Ausgaben Belege im Original vor?
    - Liegen Kopien der Zuwendungsbestätigungen („Spendenbescheinigungen“) in Kopien vor?
    - Wurden zweckgebundene Spenden („für ein neues Klavier“) auch dafür verwendet?
    - Liegen für Getränke auch die Abrechnungen der Pfand-Bons vor?
    - Wurden Finanzrücklagen gebildet? Wenn Ja: Gründe/Vorstandsbeschlüsse?
    - Prüfung der Bankkonten-Auszüge
    - Durchaus auch: Kontrolle der Mitgliederverwaltung (gepflegte Mitgliederkartei?)
    - Ist die Buchführung übersichtlich und transparent? Sind die Belege ohne langes Suchen auffindbar?

    Die Kassenprüfung wird zusammen mit dem Schatzmeister/der Schatzmeisterin im Vorfeld der Mitgliederversammlung durchgeführt, in Teilen nur stichprobenartig. Dabei können bereits Fragen geklärt werden. Größeren Problemen kann die Kassenprüfung die Entlastung bis zur nächsten Prüfung/Mitgliederversammlung aussetzen oder Nachbesserung verlangen.
     
  7. Entlastung und Wahl des Vorstands
    Die Entlastung beinhaltet lediglich, dass der Vorstand in den Augen der Mitglieder seine Arbeit gut gemacht hat und das Geld satzungsgemäß verwaltet hat. Die Entlastung entbindet nicht von eventuellen, erst später sich herausstellenden Strafhandlungen Einzelner (wie Hinterziehung, Betrug, Spendenhaftung etc.).

    Die Entastung erfolgt – wenn nicht durch die Satzung anders vorgesehen – mit einfacher Mehrheit der Stimmen für jedes einzelne Vorstandsmitglied oder für den gesamten Vorstand.

    Vorstandsmitglieder dürfen bei der Entlastung nicht mitabstimmen (§ 34 BGB).
     
  8. Satzungsänderungen
    Die vorgesehenen Änderungen der Satzung müssen zusammen mit der Einladung an die Mitglieder verschickt werden. Es darf dann auch auf der Mitgliederversammlung keine weitere Änderung hinzugefügt werden.

    Soll der Zweck des Vereins geändert werden, müssen alle Vereinsmitglieder zustimmen.

Stolpersteine

  1. Kein Kandidat für wichtige Positionen gefunden?
    Wenn sich niemand für die Besetzung eines der notwendigen Ämter findet (Vorsitz, stellvertretender Vorsitz, Kasse), hilft vielleicht im Vorfeld der Mitgliederversammlung noch einmal ein Notruf unter den Eltern. Eventuell kann man das Aufgabenfeld auf mehrere Personen verteilen (Mitgliederverwaltung, Mahnwesen, Serienbriefe schreiben etc.).

    Ein Kompromiss ist,  auf der Mitgliederversammlung das Amt kommissarisch noch weiterzuführen, bis eine Nachfolge gefunden ist.

    Die Entlastung ist von diesen Problemen unabhängig; sie kann trotzdem beschlossen werden.
     
  2. Abschiedsgeschenke?
    Abschiedsgeschenke für ausscheidende Vorstandsmitglieder sind bis zu 40,- € pro Geschenk sind finanz-rechtlich unbedenklich.
     
  3. Beschlüsse einer Mitgliederversammlung ohne Versammlung
    Nach § 32,2 BGB gilt: „Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären.“ Ein Nicht-Antworten darf nicht als Zustimmung gewertet werden.

    Auch online (per Email, Chat) können Beschlüsse gefasst werden; dann muss dies aber in der Satzung geregelt sein, da alle Mitglieder Zugang zu diesem Medium haben müssen.
     
  4. Wahl von nicht anwesenden Personen
    Nicht anwesende Personen können nur dann in eine Funktion gewählt werden, wenn diese die Kandidatur und die Annahme der Wahl vorher schriftlich bekundet haben. Die schriftliche Bestätigung muss dem Protokoll beigefügt werden.

 

Hinweise und Tipps

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Rechtliches

  • Bei Abstimmungen gilt die einfache Mehrheit, bei Satzungsänderungen ist eine Dreiviertel-Mehrheit erforderlich (§ 33.1 BGB).
  • Verjährungsfristen: Die Verjährungsfrist z.B. für hinterzogene Steuern beträgt 10 Jahre.
  • Wenn der Kassenprüfer/die Kassenprüferin Mithelfer war, wird auch er/sie in Mithaftung genommen.

Ressourcen

  •  juraforum.de - Forum für Vereinsrechtliche Fragen
  • § 21 bis 79 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beschäftigen sich mit dem Thema Verein.

 

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